Projektadministratör

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Mötesservice är Göteborgs universitets interna mötespartner. Vi erbjuder service för alla medarbetare som behöver hjälp med bokning och planering av konferenser och arrangemang. Vi bistår kärnverksamheten med allt från en kopp kaffe till planering och genomförande av stora internationella konferenser.

Mötesservice hanterar bokning och service på Wallenberg konferenscentrum, Ågrenska villan och Vasaparken samt projektleder konferenser som genomförs i universitetets övriga lokaler eller på externa anläggningar. Vi vill bidra till att såväl nationella som internationella möten hålls inom Göteborgs universitet och på så vis stödjer vi forskning och undervisning och bidrar till att Göteborgs universitet är ett universitet för världen.

Vi söker nu en erfaren projektadministratör som kommer att ansvara för våra stora konferenser.

Arbetsuppgifter

Som projektadministratör på Mötesservice ingår du i ett engagerat team av medarbetare som arbetar med konferensbokning och konferensservice. Du kommer att ansvara för våra större och/eller mer komplexa konferenser och du kommer att ha en central roll i att påverka utvecklingen av våra tjänster kopplade till projektledning. Du kommer ha ett nära samarbete med alla sektionens medarbetare och ingår samtidigt i ett mindre team bestående av ytterligare två kollegor som arbetar med våra stora konferenser. Du ansvarar självständigt för flertalet stora projekt men kommer också arbeta i team med utvalda evenemang.

Du utgår från Konferenscentrum Wallenberg men ansvarar också våra stora konferenser i universitets övriga konferenslokaler samt på externa konferensanläggningar utanför universitetet. Du finns med kunden från första planeringsmötet, du är på plats under genomförandet av konferensen och ansvarar för utvärderingen efter genomförd konferens.

Du kommer att vara en nyckelperson i kontakten med våra kunder, du säkerställer att varje arrangemang håller högsta kvalitet och bidrar till att Mötesservice är det självklara valet för universitetets konferenser.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• Hantera inkommande förfrågningar via mejl och telefon
• Skapa offerter och konferensbudgetar
• Planera och projektleda genomförandet av konferenser
• Koordinera och säkerställa korrekt information till kökspersonal, servis, tekniker och övriga involverade
• Skapa eventsidor och ansvara för deltagarregistrering i eventsystemet Trippus
• Hantera uppföljning av konferenser inklusive fakturering samt ekonomisk uppföljning och utvärdering
• Initiera relationsbyggande aktiviteter
• Bidra till produkt- och tjänsteutveckling med syftet att optimera serviceupplevelsen och vårt tjänsteutbud

Kvalifikationer

För tjänsten krävs att:

• Du har minst 3 års erfarenhet av att leda planering och genomförande av större konferenser
• Du har goda kunskaper i svenska och engelska, med förmågan att uttrycka dig tydligt och professionellt i både tal och skrift
• Du har en god IT vana, arbetar självständigt i Microsoft Office och har tidigare erfarenhet av att arbeta i konferensbokningssystem
• Du har tidigare erfarenhet av att arbeta med deltagarhantering kopplat till konferens och event
• Du har en god ekonomisk förståelse och kan självständigt sammanställa och utvärdera en konferensbudget

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Det är viktigt att du känner dig trygg i att självständigt ansvara för både planering, genomförande och uppföljning av stora konferenser. Du är genuint serviceinriktad, flexibel i ditt arbetssätt och har förmåga att kunna prioritera dina arbetsuppgifter efter verksamhetens behov. Du har också en stark förmåga att bygga förtroende och att vårda kundrelationer.

Det är meriterande om du har en relevant utbildning inom konferensverksamhet. Det är också meriterande om du genom tidigare erfarenheter har en förståelse kring olika typer av konferenser inom forskning och akademi samt om du har ett etablerat kontaktnät i branschen. Det är också meriterande om du har erfarenhet av bokningssystemet Lega Online och eventsystemet Trippus.

Anställning

Anställningen är en tillsvidareanställning med en omfattning om 100% med placering vid sektionen för Mötesservice, Serviceenheten. Tillträde för anställningen är enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Evelina Wahlsten.

Telefon: 031-786 2995
E-mail: [email protected]

Fackliga organisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande

Ansökan

Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2025-09-01

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.