Cost Control Administrator

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

Huvudsakliga ansvarsområde:
Som administratör kommer du primärt att arbeta med inkommande och utgående post och ombesörja att alla våra avdelningar har ett fungerande postflöde. Arbetet innebär 100% på plats på vårt nya fräscha kontor i Solna.

Team och arbetsmiljö:
Du kommer att ingå i Cost Control-teamet, som leds av manager Roy Jönsson. Teamet ansvarar för att säkerställa att inkommande fakturor gällande aktiva fordon i vår flotta uppfyller krav på kostnader och andra avtalade överenskommelser. Vi arbetar tillsammans för att supportera eventuella frågor gällande kostnader på våra fordon och korrigera felaktigheter. Vår arbetsmiljö präglas av samarbete, öppenhet och en strävan efter ständig förbättring, vilket gör att vi gemensamt kan nå våra mål.

Ansvarsområden:

• Hantera inkommande och utgående post via papper, mejl och paket.
• Behandla inkommande fakturor genom papper, mejl och fakturasystem.
• Digitalisera/scanna inkommande papper/papperspost.
• Ta emot, behandla och följa upp inkommande fakturaflöde.
• Säkerställa att Cost Control har uppdaterad information om avdelningens processer.
• Hålla dig informerad om våra avtalsparter och samarbetet inom Ayvens.
• Ge intern support i fakturafrågor.
• Värna om arbetsgruppens klimat och leverans mot uppsatta mål.
• Ha god kunskap om Ayvens produkter och tjänster för att ge korrekt information och god service till kunder.
• Utföra andra arbetsuppgifter inom Operations och specifika uppgifter kopplade till din placering inom avdelningen.
• Aktivt arbeta för att effektivisera arbetsuppgifter inom företaget och teamet.

Kompetenser:

• Hög kommunikativ förmåga för att kommunicera tydligt med både kollegor, förare och leverantörer.

Kvalifikationer:

• Proaktiv och flexibel lagspelare med lätt för samarbete mellan avdelningar.
• Lösningsorienterad med passion för prestationer och lärande.
• Öppen och ärlig med hög personlig integritet.
• Drivande och bra på att kommunicera.
• Förmåga att prioritera rätt frågor vid rätt tillfälle.
• Positiv inställning till förändringar och förbättringar.

Utbildning och erfarenhet:

• Tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• Goda kunskaper i Office 365 (Outlook, Excel, Word) och datorvana.

Språk:

• Flytande i tal och skrift på svenska och engelska.

IT-kompetens:

Detaljer:

• Heltid, 38,75h/v
• 100% på plats på kontoret i Solna
• Start enligt överenskommelse

Why Ayvens?

With over 3.4 million vehicles managed across more than 42 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We’re committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we’re guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone can thrive and be themselves, no matter who they are.

Join us on this exciting journey as we continue to enable the transformation towards large scale adoption of sustainable mobility and provide our customers with the solutions they need to succeed. Follow our page for the latest updates, news, and insights.

• ALD Automotive | LeasePlan are rebranding to Ayvens across all 42 countries by 2025.