Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Är du en erfaren registrator? Vill du bidra till ordning, öppenhet och god service i en samhällsviktig verksamhet? Som registrator hos oss blir du en nyckelperson i arbetet med att säkerställa att allmänna handlingar hanteras korrekt och att offentlighetsprincipen efterlevs. Du arbetar nära engagerade kollegor och stöttar både verksamheten och allmänheten med din kompetens, struktur och servicekänsla.
Välkommen till oss
Stab och kansli består av 15 medarbetare som samordnar och vägleder förvaltningens verksamheter inom våra expertområden. Inom enheten finns förutom informationshantering, arkiv och registratur, funktioner som nämndsekretariat, verksamhetsstyrning och utredning samt samordning av kvalitetsarbete, demokratifrågor och dataskyddsarbete. Inom enheten ryms även viss intern service.
Hos oss får du ett viktigt uppdrag i hjärtat av en engagerad stadsdel, där du är både ansiktet utåt och den som stöttar internt. Du är navet i vår informationshantering och agerar stabilt och lösningsfokuserat även när de är flera olika uppgifter på en gång, men får också en trygg plats i ett erfaret gäng med god stämning, hög kvalitet och nära samarbete.
Då vår nuvarande registrator fått en ny roll inom teamet så söker vi nu en ny självgående registrator.
En hälsning från din blivande chef
Jag heter Emma och jag ser fram emot att arbeta med dig. Som ledare försöker jag vara ett bra bollplank och ge snabb återkoppling. Jag vill att mina medarbetare känner att de har mandat att driva sina frågor självständigt och känner sig delaktiga och har möjlighet att påverka. Det är viktigt att vi fokuserar på de vi är till för samtidigt som vi trivs och stöttar varandra på jobbet. Jag uppmuntrar en kultur där vi vågar testa och prova oss fram. Jag är mån om att det arbete vi gör tillsammans håller en hög kvalitet och att det bidrar till effektivitet och rättssäkerhet.
Vi erbjuder
Hos oss blir du en del av ett prestigelöst och erfaret gäng. Vi har ett gott arbetsklimat och ett meningsfullt arbete. Vi ser fram emot att gå till jobbet varje dag och kan varmt rekommendera vår arbetsplats till andra. Vårt kontor ligger i trevliga och moderna lokaler i Hammarby sjöstad.
Vi erbjuder dig följande förmåner:
- friskvårdsbidrag på 3000 kr/år och förmånliga priser på Stockholms stads simhallar och gymkedjor
- flextid, sommar- och vinterarbetstid
- möjlighet att delvis arbeta hemifrån om arbetet tillåter
- möjlighet till extra semesterdagar genom semesterväxling.
Din roll
Du ingår i ett team som arbetar med informationshantering på olika sätt. I teamet ingår en administratör/registrator, en arkivarie, en nämndsekreterare och ett dataskyddsombud. Du arbetar med löpande registratoruppgifter, samordnar rutiner och följer upp så vi säkerställer god hantering av allmänna handlingar i diariet. Du har en viktig funktion i förvaltningen och arbetar för att offentlighetsprincipen efterlevs genom att ge stöd i uppgifter som rör informationshantering. Du är insatt i det som händer inom våra verksamhetsområden och ger god service till handläggare, allmänhet och externa intressenter.
Dina huvudsakliga uppgifter innebär bland annat att:
- hantera inkomna handlingar, klassificera och registrera dem i ärendehanteringssystemet
- hantera utlämnande av allmänna handlingar samt sköta expedieringen från stadsdelsnämndens, och nämndens utskott, den sociala delegationens sammanträden
- stötta samt utbilda chefer och nyckelpersoner i informationshantering
- samordna teamets förvaltning och utveckling av rutiner för diarieföring, för att låna ut och lämna ut allmänna handlingar
- följa upp och genomföra internkontroll av öppna ärenden i diariet.
Tillsammans med andra kollegor är du även back up för nämndsekreterare vid behov.
Din kompetens och erfarenhet
- aktuell och flerårig erfarenhet av att arbeta som registrator
- registratorutbildning eller samhällsvetenskaplig högskolutbildning som vi bedömer som relevant
- goda kunskaper om Offentlighets- och sekretesslagen och hantering av allmänna handlingar
- hög digital mognad och erfarenhet att arbeta i olika system och i Officepaketets program
- god förmåga att uttrycka dig välformulerat och tydligt i tal och skrift på svenska.
- arbetslivserfarenhet från en kommunal förvaltning med kärnverksamheter såsom stadsmiljö, förskola, fritid, socialtjänst eller äldreomsorg
- vana att hålla i introduktion och utbildningar inom expertområdet (lagstiftning,/ärendehanteringssystem)
- erfarenheter av dokumenthanteringssystemet Platina
- förståelse för personuppgiftshantering.
Dina personliga förmågor och färdigheter
Som registrator hos oss är du självgående och van att driva ditt eget arbete framåt på ett strukturerat och noggrant sätt. Din förmåga att kommunicera tydligt, vilja att samarbeta samt att ge god service värderas högt. Du är bra på att skapa goda relationer, är flexibel och får energi av att hantera flera olika uppgifter samtidigt. Vidare är du stabil med gott omdöme och god förmåga att göra korrekta avvägningar sett till verksamhetens bästa.
I den här rekryteringen lägger vi stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet samt motivation och engagemang för tjänsten.
Övrigt
För att fokusera på dina kompetenser och erfarenheter kommer vi att rekrytera utan personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan utgår vi enbart från din CV och de frågor du får besvara när du ansöker. Vi ser fram emot konkreta och kortfattade svar som tydligt kopplas till din CV.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Välkommen till Södermalms stadsdelsförvaltning!
Södermalm är en kulturell och levande stadsdel i innerstaden med engagerade invånare och ett stort hjärta. Hos oss kan du verkligen göra skillnad. Tillsammans med våra Södermalmsbor utvecklar vi en ännu bättre stadsdel att leva, verka och bo i. Som medarbetare hos oss har du en trygg anställning med schyssta villkor, där vi tror att mångfald och jämn könsfördelning bidrar till att stärka vår verksamhet. Vi gillar att tänka nytt – vi hoppas att du som söker vill utveckla Södermalm tillsammans med oss!
Här kan du läsa mer om Södermalms stadsdelsförvaltning och du får även gärna besöka vår Facebooksida.