Om oss
Everlight är konsultbolaget med din karriär i fokus. Här finns det en hel plattform av möjligheter och karriärvägar att vandra som anställd konsult, underkonsult eller via direktrekrytering. Här finns drivna och ambitiösa kollegor, stöd och bollplank att vända sig till och framförallt finns det glädje och transparens!
Om uppdraget
Till vår kund söker vi nu en erfaren projektadministratör för ett omfattande och samhällsviktigt projekt inom kollektivtrafiken. I rollen blir du navet i ett stort projektteam där du får bidra till struktur, ordning och effektivitet i en teknisk verksamhet i förändring.
Som projektadministratör kommer du att vara ett centralt administrativt stöd i projektet, med många kontaktytor internt och externt. Du ansvarar för dokument- och ärendehantering, administrativ support till projektledare och projektmedlemmar, samt leder interna kvalitetsforum. Du bidrar även till att utveckla administrativa arbetssätt och rutiner samt stöttar projektet i kommunikation, fakturahantering, resor, möten och onboarding/offboarding.
Exempel på arbetsuppgifter
Administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar
Dokument- och ärendehantering i bl.a. Avima och EDIT
Bokning av möten och framtagande av mötesplaner
Mötesprotokoll och dokumentation från workshops
Hantering av gruppbrevlådor, distributionslistor och systembehörigheter
Kontering och granskning av fakturor i ekonomisystem
Onboarding/offboarding av projektmedlemmar
Beställningar av IT, kontorsmaterial och accesser
Samordning av administrativa processer och förbättringsarbete
Deltagande i och ledning av interna forum och nätverk
Omfattning och villkor
Omfattning: 100% (40 timmar/vecka)
Start: 2025-09-08
Slut: 2028-12-31 och möjlighet till förlängning
Placering: Kontor på Kungsholmen i Stockholm, med möjlighet till distansarbete efter överenskommelse
Kvalifikationer (obligatoriska krav)
Lägst gymnasial examen
Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör i liknande verksamheter
Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering
Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande
Mervärdeskrav
Erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet
Erfarenhet av dokumenthanteringssystem som EDIT eller motsvarande
Erfarenhet av webbaserade projektsamarbetsverktyg (ex. Atlas, SharePoint)
Regelbunden kommunikation på engelska i internationella projekt