Vi söker Projektadministratör till C30 projektet till en myndighet.
Detta är ett konsultuppdrag.
Tjänsten är på heltid.
Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.
Uppdraget
Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetarna och skapa struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
Arbetsuppgifterna omfattar, men är inte uteslutande:
- Säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektets administration.
- Ansvara för och utföra ärende- och dokumenthantering såsom planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering i bland annat dokumenthanteringssystemet Avima och EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part.
- Ansvara för vissa administrativa uppgifter/processer såsom dokumenthantering och dokumentloggar.
- Vara ett stöd till projektledare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer.
- Utföra mötesbokningar och ta fram mötesplan för projektet.
- Ansvara och/eller delta i olika typer av möten.
- Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa.
- Vid behov genomföra resebokningar för både anställda och konsulter samt ansvara för de administrativa processerna kring resorna.
- Ha en ledande roll i Q-forum, som är projektets interna kvalitetsforum där vi jobbar med projektets styrande dokument och interna processer.
- Genomföra diverse IT-beställningar och beställningar av kontorsmaterial till projektmedlemmar.
- Ansvara för distributionslistor samt gruppbrevlådor (via programmet Omada).
- Ta emot och kontera fakturor (första granskning så att de är korrekt ställda) i myndighetens ekonomihanteringssystem Agresso.
- Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
- Genomföra on- eller offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställa material och behörigheter).
- Hantera behörigheter i BETSY (tillträde till myndighetens lokaler och fordon).
- Ansvara för att sprida verksamhetens information inom projektet.
- Medverka och bidra till utvecklingen av myndighetens administratörsnätverk.
- Vara behjälplig med arbetsuppgifter som närmaste chef/projektledare önskar.
Allt som produceras ska levereras till myndigheten i överenskomna mallar och filformat.
Krav (OBS, obligatoriska)
Flytande svenska i tal och skrift.
Konsulten skall ha lägst gymnasial examen.
Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter så som inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon, IT.
Minst 5 års arbetslivserfarenhet av ärende- och dokumenthantering (så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)
Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem. (kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar).
Meriterande
Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet
Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande dokumenthanteringssystem.
Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Atlas, Sharepoint eller liknande
Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att ha kommunicerat regelbundet på engelska, i tal och skrift, med internationella leverantörer eller samarbetspartners i minst två (2) projekt
Om oss
Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.
Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.
Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.
För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.
Läs gärna mer om oss på centio.se.
Vänligen skicka ditt CV på svenska.
Vi ser fram emot din ansökan!