Är du en dokumentcontroller som vill göra skillnad? Då är Region Stockholms förvaltning för utbyggd tunnelbana arbetsplatsen för dig. Vi erbjuder en dynamisk roll där du är med och bidrar i arbetet med den historiska utbyggnaden av Stockholms tunnelbana.
Vårt uppdrag är att genomföra tunnelbanans utbyggnad och övriga åtgärder inom ramen för Stockholmsförhandlingen, och för tunnelbaneprojektet inom Sverigeföhandlingen. Utbyggnaden bekostas gemensamt av staten, Region Stockholm, Järfälla kommun, Nacka kommun, Solna stad och Stockholm stad. För att lyckas med vårt uppdrag är samverkan av största vikt, vi samverkar våra avtalsparter, myndigheter, organisationer och inom Region Stockholm.
Om oss
Förvaltningens säkerhetsenhet hör till avdelning ledningsstab, tillsammans med ekonomienheten, juridikenheten, och upphandlingsenheten. Vi har till uppgift att inom våra sakområden verka både styrande och stödjande för våra utbyggnadsprojekt runt om i Stockholm.
Enheten består av sex medarbetare som arbetar inom områdena: säkerhetsskydd, informationssäkerhet, informationshantering, krisledning samt IT-samordning. Inom området informationshantering arbetar tre medarbetare med arkiv, dokumentcontrolling och registratur. Inom avdelningen arbetar även en förvaltningsjurist.
Om tjänsten
Som dokumentcontroller är du en viktig nyckelperson som styr och stödjer verksamheten inom diarieföring och arkivering. Tillsammans med förvaltningens arkivarie kommer du vara med och utveckla och effektivisera arbetet.
I arbetsuppgifterna ingår att skapa förståelse och struktur för verksamheten att hantera all vår information på rätt sätt från planering till överlämning och arkivering. Du kommer ha ansvar för både operativa och strategiska arbetsuppgifter. Du kommer att arbeta i en samhällsbyggande miljö där den främsta delen av informationen hanteras digitalt i projektverksamhet.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
- Ansvarar för att ta fram samt utveckla förvaltningens styrande respektive stödjande dokument inom diarieföring och arkivering (såsom processer, rutiner och lathundar för diarieföring av ärenden och handlingar samt desamma för automatiserad överföring till diariet).
- Hålla utbildningar för medarbetarna i diarieföring.
- Stödja verksamheten med hänvisning till styrande och stödjande dokument i frågor om diarieföring och arkivering för att säkerställa att allmänna handlingar hanteras enligt gällande regelverk.
- Objektspecialist för förvaltningens diarieföringssystem EDIT (Platina) och automatiserad överföring av handlingar till diariet. Hantera behörigheter/support/tester/felanmälan.
- Utbildning av dedikerade resurser i verksamheten. Kontaktperson gentemot dessa.
I samverkan med förvaltningens arkivarie kommer du dessutom arbeta med att tillhandahålla förvaltningens arkiv (ta emot arkiv från samtliga delar av verksamheten som avslutas, tillhandahålla det arkivet och utreda/planera inför/förteckna/leverera handlingar till Regionarkivet) samt att iordningställa samt överföra förvaltningens arkivhandlingar till Regionarkivet och ta fram e-arkiveringsplan. Det innebär att inventera, utreda och ansluta till e-arkiveringsplan, genomföra leveranser till e-arkivet och använda tjänst och leverera enligt överenskommen plan.
Postöppning och löpande registrering av handlingar hanteras av förvaltningens registrator.
Vem är du?
Tjänsten ställer höga krav på att självständigt kunna planera och strukturera sitt arbete, och på att kunna informera, leda och samverka med andra roller i verksamheten för att nå goda resultat. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är framåtblickande, lyhörd för verksamheters behov och försöker se lösningar och möjligheter. Som person är du pedagogisk, strukturerad och mån om att bygga goda arbetsrelationer. Vidare tror vi att du har ett stort intresse av att lära dig mer om informationshantering i infrastrukturprojekt.
Krav
- relevant utbildning inom arkivvetenskap, diarieföring eller motsvarande arbetslivserfarenhet
- minst 3 års erfarenhet av självständigt arbete som dokumentcontroller eller motsvarande roll
- erfarenhet av arbete med förenkling och effektivisering av rutiner och arbetssätt
- erfarenhet av digitalt bevarande
- flytande i svenska språket i både tal och skrift
Meriterande
- erfarenhet av verksamhetsbaserad informationsredovisning
- erfarenhet av informationshantering i bygg- och anläggningsprojekt
- erfarenhet av upphandling och/eller implementering av ärende-/dokumenthanteringssystem
- erfarenhet av att hålla utbildningar/presentationer
Självklart har du ett intresse för vår verksamhet och för innehållet i tjänsten.
Vårt erbjudande
Vi erbjuder spännande och utvecklande arbetsuppgifter i ett unikt projekt och en arbetsmiljö med många kunniga och ambitiösa kollegor. Hos oss jobbar flera olika yrkesgrupper, men gemensamt för oss alla är att vi är intresserade av samhällsbyggande och att vi trivs i en miljö med mycket driv och hög kompetens. Vår ambition är att det ska vara enkelt att jobba hos oss även som småbarnsförälder.
Vi har kollektivavtal och med det följer kollektivavtalade försäkringar, tjänstepension och möjlighet till löneväxling. För att du ska kunna ta ansvar för din hälsa erbjuder vi friskvårdstimme och friskvårdsbidrag samt subventionerad sjukvård i form av kostnadsfri öppensjukvård. Här kan du läsa mer om förmånerna i vårt kollektivavtal.
Vi sitter på Solnavägen 1e i Stockholm och hit kan du enkelt ta dig med buss, tunnelbana eller pendeltåg.
Om rekryteringsprocessen
Tester ingår som ett andra steg i rekryteringsprocessen. Vi använder oss av Assessios tester MAP och Matrigma. MAP är ett personlighetstest och Matrigma är ett problemlösningstest som båda bygger på arbetspsykologisk forskning. Testerna används som ett komplement till dina erfarenheter och kompetenser.
Ansökan
Låter det här som något för dig ser vi gärna att du söker så snart som möjligt. För en komplett ansökan ska du bifoga ditt CV och personliga brev. När du ansöker kommer du att få besvara ett antal obligatoriska frågor.
Har du frågor är du välkommen att kontakta Torbjörn Lundgren, Säkerhetschef, Avdelning ledningstab, Mobil: 070-737 65 90, E-post: torbjorn.b.lundgren@regionstockholm.se
Vi på förvaltning för utbyggd tunnelbana har i uppdrag att göra avstånden mindre när Stockholm blir större. Det behövs för att många nya bostäder med bra kommunikationer ska kunna byggas i Järfälla, Nacka, Solna och Stockholm.
Läs mer här. Följ oss gärna på Linkedin.
Att söka jobb i Region Stockholm Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar. Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser. Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen. Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion. Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm
Anställningsform: tillsvidareanställning | Anställningens omfattning: heltid | Antal lediga befattningar: 1 | Sysselsättningsgrad: 100% | Ort: Stockholm | Län: Stockholms län | Land: Sweden | Referensnummer: 2025/4815 | Kontakt: Torbjörn Lundgren 070-7376590, | Facklig företrädare: Vision: Gino Spagnolatti gino.spagnolatti@regionstockholm.se, SACO: Camilla Nyberg camilla.nyberg@regionstockholm.se, | Publicerat: 2025-08-07 | Sista ansökningsdag: 2025-08-31