Jobbeskrivning
Vi söker nu administratör till ett uppdrag hos Familjebostäder. Du blir anställd hos oss som konsult men kommer att jobba hos Familjebostäder. Vi lägger stor vikt vid arbetslivserfarenheter och personlig lämplighet.
Beskrivning av uppdrag
Målet med uppdraget är att säkerställa kontinuitet och avlastning för VD under rekryteringsperioden. Konsulten ska självständigt kunna ta ansvar för de huvudsakliga arbetsuppgifter som ingår i rollen som VD-assistent, så att verksamheten fungerar effektivt fram till dess att den nya medarbetaren är på plats. VD-assistenten har en nyckelroll i att säkerställa att VDs och i viss mån företagsledningens tid och uppmärksamhet går till det som är relevant utifrån målsättningar och prioriterade frågor i verksamheten.
I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter:
Du hanterar VD:ns kalender, gör justeringar och omprioriteringar, ger stöd till runt vd samt ledningsgrupp och styrelse, administrerar möten, för protokoll och fattar beslut om praktiska göromål.
Du tar emot och hanterar VDs kommunikationskanaler, filtrerar och säkerställer att kunder, medborgare och externa aktörers ärenden hanteras där det är lämpligast.
Du samlar in information, analyserar och sammanställer underlag, presentationsmaterial och rapporter inför möten eller strategiska beslut. För det behöver du hålla dig väl införstådd i bolagets strategiska riktning och vårt allmännyttiga uppdrag men också använda din goda kommunikativa förmåga.
Arbetet kommer att innebära att leda och delta i både större projekt och mindre uppdrag. Det kan handla om studiebesök, events eller utveckling av arbetssätt. Här kommer din praktiska och teoretiska kunskap kompletteras med ditt relationsbyggande.
En VD-assistent har ett stort kontaktnät, både inom och utanför företaget, vilket ger dig insikt och bred kunskap om verksamheten och staden som organisation. Det är viktig kunskap som du omvandlar till stöd för vd och ledningen i den strategiska planeringen för operativa och organisatoriska frågor.
Familjebostäder arbetar med processbaserad verksamhetsutveckling och det är en naturlig del av arbetet är att vara drivande i utveckling och förbättring av bolagets arbetssätt.
Exempel på arbetsuppgifter:
· Samordna schemaläggning och kalenderhantering. Ansvarig för att vds kalender och schema går ihop med effektivitet och prioritering utifrån målsättningar och prioriteringar i verksamheten.
· Koordinera möten (kundmöten, interna och externa möten) samt bolagsövergripande forum som företagsledningen. Göra bokningar, agenda och skriva protokoll är några exempel. Du stöttar också i att följa upp åtgärds- och beslutspunkter.
· Hantera VDs kommunikationskanaler. Filtrera, prioritera och svara på telefonsamtal, e-post och annan korrespondens riktad till och från VD. Du sköter också kontakter med externa samarbetspartners och andra aktörer.
· Samordna resor för VD. Reseplanering, bokning, planering av upplägg. administration och rapportering. Omplanering, utgiftshantering och rapportering.
Vi ser framemot din ansökan!
Don Dona Consulting AB
Jobbtyp: Heltid
Förmåner:
- Friskvårdsbidrag
- Företagsevent
- Jobba hemifrån
Utbildning:
- Högskoleexamen (Obligatoriskt)
Erfarenhet:
- projektledning och liknande roll: 3 år (Obligatoriskt)
- arbete inom kommunalt bolag: 1 år (Obligatoriskt)
Arbetsort: Delvis på distans i 120 31 Stockholm